Política de tratamiento y protección de datos personales
En D'VIDA ALIMENTOS S.A., identificada con NIT 811.033.006-8, en adelante, D'VIDA, adoptamos esta Politica para el tratamiento y protección cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su normativi de datos personales en complementaria. D'VIDA garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y actúa bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la normatividad.
D'VIDA recolecta datos en el su objeto social que es la elaboración y alimenticios, actividad en virtud de la cual realiza el tratamiento de datos personales como: datos generales, de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido de contenido socioeconómico, entre otros, los cuales se obtienen generalmente: al cotizar o contratar un servicio, en la ejecución de los servicios comercialización de productos desarrollo de contratados, previo requerimiento y en cualquier medio o visitar las instalaciones, o por alguna otra circunstancia; y además en los casos de los colaboradores o candidatos: al participar en un proceso de selección, suscribir contratos y en la ejecución del mismo. En todo caso, la recolección de datos se para la finalidad para procesos de selección, al comunicarse por limite a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados la cual son recolectados o requeridos.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Nombre: D'VIDA ALIMENTOS S.A.
NIT: 811.033.006-8
Domicilio y dirección: CALLE 50 A N° 41 C 35 Itagui/Antioquia.
Teléfono: (4) 444-9541.
Correo electrónico: contacto@alimentosdvida.com.co
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que sean objeto de tratamiento por parte de D'VIDA y que contengan datos personales que puedan asociarse a una o varias personas naturales.
3. DEFINICIONES
De acuerdo con la normatividad vigente en esta política se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político a que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o en la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Encargado del Tratamiento de datos personales, Colombia.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. TRATAMIENTO
Dentro del tratamiento que realiza D'VIDA a los datos personales de clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, empleados, y en general de cualquier persona natural con la cual D'VIDA tenga, hubiese establecido o estableciera una relación, permanente u ocasional, están, entre otros, la recolección, actualización, recaudo, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, transmisión, transferencia, entre otros.
5. FINALIDAD
D'VIDA realiza el tratamiento de datos personales principalmente para las siguientes finalidades:
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Mantenimiento, desarrollo, gestión y ejecución de relaciones contractuales o comerciales.
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Cumplimiento de de obligaciones, deberes y compromisos y compromisos contractuales y disposiciones legales.
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Fines relacionados con el objeto social.
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Seguridad, control y seguimiento.
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Suministrar, enviar, compartir, y/o entregar datos personales a personas vinculadas, asociadas, relacionadas con el responsable, cuando requieran la información para los fines indicados en esta política.
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Comunicación constante, oportuna y efectiva con el titular de los datos, lo cual incluye el envío de información contractual, comercial, publicitaria o informativa En casos de los empleados, colaboradores o candidatos, además para desarrollar procesos de selección, evaluación, y contratación.
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En el caso de empleados, colaboradores y contratistas, para realizar las gestiones y validaciones pertinentes relacionados con las diversas entidades del Sistema de Seguridad Social Integral.
D'VIDA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información personal, en estos casos, advertirá sobre la necesidad de proteger datos con las medidas de seguridad adecuadas, de los deberes que le asisten en virtud de esta Política o la Ley.
6. DATOS SENSIBLES
Cuando se trate de datos personales sensibles, D'VIDA podrá hacer uso y tratamiento de ellos en los siguientes casos:
a) El titular haya dado su autorización explicita.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o juridicamente incapacitado, previa autorización de los representantes legales.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, previa adopción de medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
7. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Cuando se trate de datos personales de niños, niñas y adolescentes, D'VIDA podrá hacer uso y tratamiento de ellos únicamente cuando se traten de datos que sean de naturaleza pública, o cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del mener y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal quien deberá escuchar la opinión del menor y valorarla teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En todo caso D'VIDA en estos casos aplicará los principios y obligaciones establecidos en la normatividad vigente.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
D'VIDA a más tardar al momento de efectuar la recolección de los datos personales, solicitará al titular su autorización para efectuar su tratamiento, indicando todas las finalidades para las cuales se obtiene el consentimiento, utilizando cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las necesidades que justificaron el tratamiento y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. No se solicitará autorización en aquellos casos en que por disposición legal no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de forma total respecto a las finalidades autorizadas o de manera parcial con relación con los tratamientos; o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
9. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, así como los demás consagrados o que se llegaran a consagrar en la normatividad nacional:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a D'VIDA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados. que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a D'VIDA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
c) Ser informado por D'VIDA previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de industria y Comercio SIC quejas por Infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento D'VIDA ha incurrido en conductas contrarias a esta Política, la Ley o la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento en los términos de la Ley.
10. DEBERES DEL RESPONSABLE FRENTE AL TRATAMIENTO
En su calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, D'VIDA ostenta los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Actualizar la información, atendiendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar to pertinente.
g) Propender en todo momento por el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
i) Informar a quien corresponda cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
j) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
11. DEBERES DEL ENCARGADO FRENTE AL TRATAMIENTO
Como Encargado del tratamiento de datos personales, D'VIDA tiene los siguientes deberes:
a) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
b) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
c) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
d) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de industria y Comercio.
e) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
12. PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS
Y RECLAMOS
La persona responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, es la Auxiliar Contable o quien haga sus veces Suprimir el dato.
13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Toda petición, consulta o reclamo deberá dirigirse a la persona responsable, contener la identificación del Titular, la acreditación correspondiente de la calidad en la que se actúa, la descripción clara de los hechos, la dirección física o electrónica para efectos de notificaciones, y los documentos que se pretenda hacer valer cuando hubiere lugar Con el fin de conservar la prueba de las peticiones, consultas y reclamos, estas deberán formularse por medio escrito por alguno de los siguientes canales:
Físico: CALLE 50 A N° 41 C 35 Itagüi/Antioquia
Correo electrónico: contacto@alimentosdvida.com.co
Atendiendo a si se trata de una petición, consulta o reclamo, la persona responsable seguirá los siguientes lineamientos conforme a la normatividad vigente:
Peticiones: los Titulares o sus causahabientes podrán presentar peticiones respetuosas a D'VIDA respecto a sus datos personales, estas peticiones se tramitarán en los mismos cinos del Derecho de Petición, excepto en aquellos casos que por su contenido correspondan en realidad a consultas o reclamos, caso en el cual se tramitarán en los términos que indicamos a continuación.
Consultas: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivo en posesión de D'VIDA, quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos o archivo que repose en D'VIDA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable de D'VIDA.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles.contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer tennino. Sin embargo, si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los. cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información que
se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverio, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
D'VIDA adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los registros y así evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en el marco del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012. Los colaboradores de D'VIDA, que en el marco de sus funciones realice algún tratamiento de datos personales de personas naturales, acatará los protocolos, lineamiento y medidas establecidas con el fin de garantizar la seguridad de la información.
En cuanto a los datos personales que se conservan físicos, D'VIDA protege la información mediante su almacenamiento en archivos bajo llave que se encuentran ubicados an oficinas que permanecen cerradas y con acceso restringido, únicamente tienen acceso las personas autorizadas que en virtud de sus actividades en D'VIDA requieran acceder a la información para alguna de las finalidades antes enunciadas, y que además garantizan el adecuado tratamiento de los datos personales.
Los datos personales que se conserva de forma digital se encuentra en archivos y software con ingreso restringido a los cuales solo tienen acceso personas previamente autorizadas con usuario y contraseña personal e intransferible para preservar la seguridad de los datos.
15. AVISO DE PRIVACIDAD
En los casos en que D'VIDA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, publicará un aviso de privacidad en el cual se comunicará al titular la información relacionada con la existencia de las políticas que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. De este se conservará prueba para consulta posterior por parte del titular del dato o de la SIC.
16. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
D'VIDA en cumplimiento de las finalidades antes dichas y previa autorización del titular del dato, podrá efectuar transferencia y/o transmisión de datos personales de los titulares parcial o totalmente. Por regla general D'VIDA no realiza transferencia ni transmisión internacional de datos personales de los titulares, no obstante, si llegará a hacerlo, adoptará las medidas pertinentes para que los terceros conozcan y se comprometan a observar y acatar esta Política, bajo el entendido que le información personal que reciben, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con D'VIDA y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente a los establecidos en esta políticas o los autorizados por el titular, además deberá proporcionar niveles adecuados de protección de datos conforme a los mínimos establecidos en la legislación colombiana, en todo caso se observará lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que llegaré a efectuar D'VIDA, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de conformidad con lo establecido en la normatividad ya citada
17. VIGENCIA
La presente politica rige a partir de 01 de noviembre de 2016 por un termino indefinido incluso para los datos que anteriormente fueran objeto de tratamiento y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales
que se hubiesen adoptado anteriormente. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de los medios que D'VIDA considere, más idóneos para dichos efectos.